Manual do Cliente

Veja a plataforma em ação

Requisitos — o coração da plataforma

1. Abra a aba Requisitos. Use a busca e os filtros (categoria, status) para achar o que precisa.
2. Clique na etiqueta de status ( Conforme, Pendente, Vencendo…) para atualizá-la rapidamente.
3. Para editar tudo (responsável, prazo, observações), clique em Editar.
4. O prazo alimenta os alertas automáticos por e-mail: você é avisado 30, 15 e 7 dias antes do vencimento.
5. Algo não se aplica à sua empresa? Marque ➖ N/A e diga o motivo — o sistema reconfirma com você 1 vez por ano.
6. Renovação automática: requisitos que se repetem (mensal, trimestral, anual…) já agendam a próxima verificação quando você marca Conforme — e voltam sozinhos perto do prazo. Você nunca refaz a data na mão.

ISOs — a documentação dos seus sistemas de gestão

1. Na aba Requisitos, clique na sub-aba ISOs. Aparece um bloco por norma contratada, com a % de conformidade e os requisitos de manutenção do sistema.
2. Em cada requisito da ISO você acompanha o status, anexa evidências (), abre plano de ação () e edita responsável/prazo — igual às leis e normas, mas reunido por sistema.
3. É o lugar para deixar a documentação pronta para a auditoria de cada sistema de gestão.

Evidências — sua defesa pronta para fiscalização

1. Na linha do requisito, clique em .
2. Selecione o arquivo (PDF, foto, Word ou Excel — até 10 MB) e clique em Enviar. Também funciona arrastar o arquivo direto pra linha do requisito!
3. Enviou uma versão nova do mesmo documento? O sistema guarda as duas e marca qual é a atual.
4. Um documento serve pra vários requisitos (ex: 1 PGR para 5 NRs)? Use Vincular documento já existente em vez de subir de novo.

Planos de Ação — transforme pendência em solução

1. Na linha do requisito, clique em (fica vermelho com número quando há planos abertos).
2. Descreva a ação, escolha o responsável e o prazo. Salve.
3. Use ▶ Iniciar quando começar e ✓ Concluir quando terminar. O histórico fica registrado.
4. Prazo chegando? Você recebe alerta por e-mail 7 dias e 1 dia antes.

Licenças e Outorgas — agora em 4 pastas

1. A aba tem 5 sub-pastas, e cada documento vai sozinho para a certa (pelo tipo): Licenças (LO/LP/LI, CADRI, CTF/IBAMA, TAC/TCRA…) · Outorgas (estaduais ou federal ANA) · Alvarás (AVCB/CLCB, CLI, prefeitura, Vigilância Sanitária) · Produtos Químicos · Prestadores (seções próprias abaixo).
2. O caminho rápido é Ler licença: anexe o PDF e a inteligência artificial preenche tipo, número, órgão, validade e todas as condicionantes. Você revisa, corrige o que quiser e confirma.
3. Prefere manual? Use Nova licença. No campo "Pedir renovação (dias antes)", informe a antecedência (ex: LO CETESB = 120 dias) — o sistema avisa quando a janela abrir.
4. Clique em Condicionantes para ver as obrigações da licença, vincular requisitos existentes ou criar condicionantes novas digitando livremente.
5. O cartão mostra a saúde da licença: vigente · janela de renovação aberta · vencendo · vencida.
6. Outorga de captação? Preencha o volume outorgado — escreva como está no documento e escolha a unidade ao lado (a maioria das outorgas declara em m³/dia). A plataforma mostra a conversão para o mês antes de você salvar, e a aba ESG passa a lembrar o lançamento da água do mês e oferece preencher com esse volume em 1 clique.
7. DMR (resíduos)? Na pasta Licenças há um cartão-atalho: a declaração trimestral é acompanhada pelo requisito próprio e, se você tem o módulo ESG, o botão Importar DMR no ESG lê o PDF e lança os números nos indicadores.

Produtos Químicos — FDS, busca e comparação

1. Na aba Licenças → sub-pasta Produtos Químicos, clique em Produto químico e informe o nome e onde é usado/armazenado.
2. Registre a insalubridade conforme o laudo da empresa (não avaliada · não insalubre · grau mínimo 10% · médio 20% · máximo 40%) — a plataforma guarda a informação; a avaliação em si é do laudo (LTCAT).
3. Em Documentos, anexe a FDS (obrigatória) e os registros que se aplicam: Certificado do Exército (CR), Polícia Federal, Polícia Civil, IBAMA (CTF)… Não tem o arquivo em mãos? Registre só o vencimento — o alerta funciona do mesmo jeito.
4. Em Quem maneja, marque os colaboradores que manipulam o produto — cada um aparece com a situação do ASO (), e a plataforma lembra dos treinamentos NR-26 (e NR-20 para inflamáveis).
5. Os avisos de vencimento chegam por e-mail 60, 30 e 7 dias antes. O painel mostra na hora: documentos vencidos, vencendo e produtos sem FDS.
6. ⭐ Tem muitos produtos? Importar planilha cadastra todos de uma vez, já com as palavras-chave. A FDS continua sendo anexada produto a produto — é dela que sai a ficha de perigos e EPIs.
7. ⭐ A busca no topo da lista procura por nome, palavra-chave, local e pelo conteúdo da FDS já lida. Digitar "corrosivo" mostra todos os produtos cuja ficha diz isso; digitar "nitrila" mostra os que exigem esse EPI. A barra sempre diz "mostrando N de M", para você nunca achar que a lista acabou por causa de um filtro esquecido.
8. ⭐ Comparar produtos põe de 2 a 4 lado a lado: perigos, EPI exigido, incompatibilidades, armazenamento, primeiros socorros e descarte — direto das fichas das FDS, com opção de imprimir. ⚠️ A plataforma organiza o que a FDS diz; quem decide qual produto usar é quem responde tecnicamente pelo processo, porque a escolha envolve eficácia e compatibilidade com o equipamento, não só o perigo.

Prestadores de Serviço — a documentação de quem trabalha para você

1. Na aba Licenças → sub-pasta Prestadores, clique em Prestador e informe nome, CNPJ, tipo de serviço e o contato de quem cobrar o documento.
2. Em Documentos, registre a Licença de Operação, CADRI, CTF/IBAMA, alvará, certidões, contrato, ART, seguro — com o vencimento. Ainda não recebeu o arquivo? Registre só a data, que o controle já funciona.
3. O sistema avisa por e-mail 30 e 7 dias antes de cada documento vencer — tempo certo para pedir a versão atualizada ao prestador (o e-mail já traz o contato dele).
4. O painel mostra na hora: prestadores cadastrados, documentos vencidos, vencendo e quem está sem LO registrada.
5. Bônus: a % de prestadores com documentação em dia vira um indicador na aba ESG (padrão GRI de avaliação de fornecedores) — ótimo argumento em auditorias.

Saúde e Segurança — colaboradores, NRs, eventos e ocorrências

1. A aba tem 8 sub-abas: NRs (certificados por colaborador) · PGR e 🧤 EPI (seções próprias abaixo) · SIPAT · DDS · Integração · 🎗️ Campanhas (eventos coletivos, com nº de participantes) · Ocorrências (seção própria abaixo).
2. O campo de busca no topo procura por nome ou cargo e continua valendo quando você troca de sub-aba — filtrou aqui, continua filtrado no EPI. A barra sempre diz "mostrando N de M", para você nunca concluir que alguém sumiu.
3. O cartão de cada colaborador nasce recolhido — mas quem tem treinamento ou ASO vencendo abre sozinho. A plataforma não esconde pendência atrás de um clique.
4. Cadastre os colaboradores com Colaborador — a quantidade acompanha a faixa do seu plano ("X de Y" aparece na tela; para crescer, use Solicitar aumento).
5. Certificados de NR: Ler certificado — PDF ou foto, a IA identifica tudo, você revisa e confirma. Se o certificado corresponde a um requisito (ex: NR-35), a plataforma oferece marcar o requisito como conforme na hora.
6. No manual: o campo de treinamento é livre — digite qualquer curso ou palestra (ex: "Palestra sobre resíduos sólidos") ou escolha das 26 sugestões (norma e validade típica já preenchidas).
7. Eventos coletivos: registre tema, data, responsável e participantes; depois clique em e anexe a lista de presença. Melhor ainda: use Ler lista de presença (IA) — a IA lê os nomes, você aprova, e os participantes viram colaboradores cadastrados automaticamente.
8. Alertas automáticos chegam 60, 30 e 7 dias antes da reciclagem vencer. Colaborador saiu? Edite e desmarque "ativo" — histórico guardado, alertas param.

PGR — o documento vira acompanhamento

1. Enviar documento — aceita PGR, PCMSO e laudos, em PDF de até 25 MB. A leitura pega a capa e a folha de rosto: empresa, CNPJ, vigência, revisão, responsável técnico e grau de risco.
2. Nada vale antes de você conferir. A tela mostra cada data com o trecho do documento de onde ela saiu ("✓ li no documento: «INÍCIO DA VALIDADE: 01/12/2024»") — conferir vira ler uma linha, não caçar num PDF de 27 páginas. Data que a IA não conseguir comprovar é descartada, e a tela diz por quê.
3. São quatro datas diferentes, e a plataforma não as confunde: emissão · revisado pela última vez em · fim da vigência · revisar até. O aviso usa a que chegar primeiro entre as duas últimas, porque é ela que cobra ação. O prazo entra na Agenda e no arquivo que você exporta para o Google Agenda.
4. Avisos por e-mail 90, 30 e 7 dias antes, e depois a cada 30 dias enquanto estiver vencido. O texto diz se é para revisar ou renovar — são contratações diferentes.
5. Depois de conferido, aparece Ler o inventário de riscos. A plataforma descobre a lista de cargos e busca um por um — deixe a janela aberta, um PGR de 150 páginas leva alguns minutos.
6. No fim ela mostra quantos cargos importou e quantos o documento tem. Se faltar algum, o nome dele vira um botão que cadastra à mão em segundos. Você aprova; se faltou muito, prefira ler de novo a aprovar incompleto.
7. Quem está exposto cruza o inventário com os colaboradores cadastrados: quem ocupa cada cargo, quantos o PGR previa, e — o mais importante — quem trabalha aqui e não tem cargo no PGR, que é a NR-01 não cumprida para aquela pessoa.
8. Risco alto ou crítico ganha o botão Plano de ação: ação, responsável e prazo, com o mesmo aviso por e-mail dos demais planos.

🧤 EPI — a ficha que a fiscalização pede

1. Registrar entrega — quem recebeu, qual item, o número do CA, quantidade, data e até quando trocar.
2. O cruzamento que vale: se o inventário do PGR já estiver aprovado, a plataforma lê o EPI que cada cargo precisa e mostra quem deveria ter recebido e não recebeu. Cada item vira um botão que abre a entrega já preenchida.
3. Avisos de troca por e-mail: 30 e 7 dias antes, e a cada 30 depois de vencida. É um e-mail por empresa com a lista — não um por colaborador.
4. Item devolvido? Preencha "Devolvido em" — ele para de contar como entregue e deixa de gerar aviso.

Ocorrências — dentro de Saúde e Segurança

1. Na aba Saúde e Segurança → sub-aba Ocorrências, clique em Registrar ocorrência assim que algo acontecer.
2. Informe tipo, gravidade, data e descreva o ocorrido. Marque se houve CAT e dias perdidos.
3. Durante a investigação, volte com Detalhar e preencha a causa e a ação corretiva. Mude o status para Encerrado quando resolver.
4. Clique em Plano de ação para transformar a ação corretiva em um plano com responsável e prazo, vinculado ao requisito afetado — a tratativa completa fica registrada para auditoria.
5. Acompanhe o contador dias sem acidentes — ótimo para engajar a equipe em reuniões.

Indicadores ESG

1. Na aba ESG → Indicadores, clique em qualquer célula da grade (indicador × mês) para lançar a medição — pegue os valores nas contas de água/luz e nos MTRs.
2. Além dos clássicos, há indicadores de efluentes, água de reúso, papel, horas de treinamento, % de mulheres (no quadro e na liderança), % de PcD, % de pessoas negras, desligamentos, horas trabalhadas e % de compras locais — os mesmos dos questionários ESG de bancos (padrões GRI).
3. Com esses lançamentos, a plataforma calcula sozinha KPIs do GRI: % de energia renovável, horas de treinamento por colaborador, rotatividade e as taxas de acidentes TF/TG (usa as ocorrências registradas + horas trabalhadas — ou estima pelas pessoas do quadro).
4. Resíduos sem digitar nada: Importar DMR — anexe o DMR (SIGOR/SINIR) e a IA lança o trimestre inteiro. Ao final, a plataforma até oferece marcar o requisito de DMR como conforme.
5. A plataforma calcula sozinha a estimativa de carbono (Escopos 1 e 2, fatores oficiais GHG Protocol/MCTI), a taxa de reciclagem, o CO₂e por colaborador e a pegada hídrica (água do ano + m³ por colaborador + % de reúso — lance Água e Colaboradores para habilitar tudo).
6. Tem outorga de captação? Cadastrando o volume outorgado na licença, o ESG lembra o lançamento da água todo mês — com opção de preencher com o volume outorgado em 1 clique.

ODS & Selo Gene Control ESG

1. Na aba ESG → ODS & Selo, avalie sua empresa nos 17 Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU: em cada ODS, diga se ele se aplica, justifique e marque o status (não iniciado / parcial / atendido).
2. Anexe evidências de 3 tipos: arquivo (PDF, foto…), link, ou 🧩 vínculo interno — apontando uma licença, treinamento ou requisito que já está na plataforma (a evidência mais forte).
3. A pontuação do Selo é composta: 40% ODS validados + 20% Ambiental + 20% Social + 20% Governança — os 3 últimos vêm dos seus dados reais na plataforma (licenças em dia, treinamentos válidos, conformidade). A tela mostra a conta aberta.
4. Quando estiver pronto, clique em Enviar para análise da Gene (a taxa aparece no botão e varia conforme o seu plano): o Pix aparece na tela e, ao cair, a equipe técnica valida ODS por ODS.
5. Análise concluída, o Selo sai automático: 🥉 Bronze (≥40 pts) · 🥈 Prata (≥70) · 🥇 Ouro (≥90) — com certificado imprimível, validade de 12 meses e código público de verificação (qualquer cliente seu pode conferir a autenticidade online).

PGR × PCMSO — um documento cobre o outro?

1. Suba o PCMSO em Saúde e Segurança → PGR e clique em Ler os exames por cargo. É o mesmo motor que lê o inventário do PGR — ele busca cargo a cargo e, no fim, você confere antes de aprovar.
2. Com os dois documentos lidos, o botão ⚖️ PGR × PCMSO compara os cargos de um com os do outro.
3. O achado que mais vale é o negativo: cargo com risco levantado no PGR e sem exame definido no PCMSO. Não é detalhe de cadastro — é gente exposta sem exame previsto, e é o que uma fiscalização encontra rápido.
4. Quando o cargo está nos dois, a plataforma confere se os exames cobrem os riscos: ruído pede audiometria, poeira pede espirometria, agrotóxico pede colinesterase, trabalho em altura pede avaliação de aptidão. Cada sugestão vem com a base (NR-07, NR-35, NR-32…).
5. Ela também aponta cargo que está no PCMSO e não no PGR, e avisa quando o PCMSO é anterior ao PGR — risco levantado depois não tem como estar previsto nele.
6. ⭐ E chega até as pessoas: com o PCMSO lido, a periodicidade dos exames passa a ter fonte. A plataforma diz quem está sem ASO, quem está fora do prazo pela regra do próprio PCMSO, e — o achado que só existe agora — quem tem a validade do ASO diferente do que o documento manda (se alguém digitou 2 anos num cargo de exame anual, o aviso saía no dia errado e não havia como saber).
7. Cada achado vira 🎯 Plano de ação com responsável e prazo, na mesma máquina dos demais — com aviso por e-mail antes de vencer. E, ao conferir o documento, a plataforma oferece marcar o requisito correspondente como conforme (oferece, nunca marca sozinha).

Patrimônio Ambiental — cada árvore com identidade

1. A aba Patrimônio tem três sub-abas: Arborização (árvore a árvore), Áreas e recursos hídricos (APP, Reserva Legal, restauração, nascentes, cursos d'água, reservatórios) e 🦜 Fauna (avistamentos, resgates, atropelamentos).
2. Cada item ganha um código único que nunca se repete — EMP-ARB-000001 — e você pode mudar as letras e a quantidade de dígitos em Padrão do código. ⚠️ O padrão vale só para os próximos: código já emitido está pregado numa árvore lá fora.
3. Risco de queda pela ABNT NBR 16246: três perguntas (chance de a parte falhar × chance de atingir alguém ou algo × gravidade) e a plataforma calcula o nível, mostrando a conta. A periodicidade da próxima vistoria vem do risco: crítico definida pelo responsável técnico · alto bimestral · médio semestral · baixo anual.
4. Já tem o inventário em planilha? Importar planilha — a IA lê e cadastra tudo. Ela mostra em destaque quando teve de supor se a medida era circunferência ou diâmetro, para você conferir antes de gravar.
5. Nas áreas, informe o tamanho em hectares e o enquadramento (APP, Reserva Legal, restauração…) — a ficha traz o que a Lei 12.651/2012 permite em cada caso. Nos pontos d'água, ao informar a largura do curso a plataforma calcula a faixa de APP exigida em cada margem (art. 4º), e avisa quando uma barragem se enquadra na Lei 12.334/2010.
6. Relatórios IA escreve parecer técnico, compara vistorias (aponta o que agravou) e monta minuta de laudo — para vários itens de uma vez. Relatório anual sai pronto para imprimir, com a evolução do patrimônio ano a ano.

Plaqueta com QR e a Memória da Árvore

1. Cada item tem uma página pública própria. Em 🔳 QR público você liga a consulta e marca o que aparece — espécie, origem, foto, porte, cuidados previstos. ⚠️ Responsável técnico, ART, laudos e contatos nunca aparecem, nem se você marcar tudo.
2. A plaquinha sai pronta para imprimir, com o QR, o código e o endereço escrito (para quem não conseguir escanear digitar). A frase do topo é sua escolha entre quatro — Conheça esta árvore, Perfil, Memória ou Histórico — e se ajusta ao tipo do item.
3. Vai a campo antes de cadastrar? Plaquetas para o campo reserva os códigos e imprime a folha A4 sem o nome da espécie — você prega a plaqueta no dia da vistoria e preenche a ficha depois, pelo próprio QR.
4. 📖 Memória da Árvore (opcional, nasce desligada): quem escaneia pode enviar foto, floração, frutificação, aves, ocorrência, curiosidade ou história do lugar. É o que a vistoria semestral não vê — o galho que caiu na tempestade, a inclinação que aumentou.
5. ⚠️ Nada aparece na página antes de alguém da sua equipe aprovar. Quem envia precisa se identificar com nome e e-mail (só o nome aparece), e a cada envio a plataforma manda um e-mail na hora para quem você indicar — relato de ocorrência chega com assunto próprio.
6. Contribuição de ocorrência aprovada entra no histórico do item, com data e autor, ao lado das vistorias e das podas. É o que transforma isso em gestão preventiva, e não num mural.

Agenda — todos os prazos num calendário só

1. A aba Agenda reúne automaticamente: prazos de requisitos, vencimentos de licenças ( azul) e reciclagens de treinamento ( roxo).
2. Crie seus próprios eventos com Adicionar à agenda: SIPAT, DDS, auditoria, condicionante, renovação… com responsável (escolha entre os usuários da empresa) e observações. Marque Realizado quando concluir.
3. As 🎉 datas comemorativas SSMA+ESG (Dia da Água, do Meio Ambiente, da Árvore…) aparecem no calendário — clique nelas e use Saiba como comemorar para pedir ideias prontas à Gene.
4. O banner do mês mostra a campanha nacional (Abril Verde, Setembro Amarelo, Outubro Rosa, Novembro Azul…) com o botão Comprovar atividade — registre a ação com fotos/lista de presença e valorize seu ESG.
5. Exportar .ics leva tudo para o Google Calendar/Outlook. No rodapé, cada usuário decide se quer receber e-mail nas datas comemorativas.

Relatórios e impressão

1. Relatório de Situação (PDF): no Dashboard, botão Relatório de Situação → marque só as seções que interessam (índice, itens críticos, sanções, planos de ação, licenças, treinamentos, ocorrências, ESG, ODS & Selo) — assim cada área da empresa imprime só a parte dela.
2. Relatório de Conformidade (Excel): clique na lupa da barra de cima (ou Ctrl+L) → "Exportar Excel". Escolha as seções que quer incluir (requisitos, licenças, treinamentos, ocorrências, planos, ESG) e gere.
3. Imprimir requisitos: na aba Requisitos, botão Imprimir ▾ → imprimir todos (com filtros), selecionar quais imprimir, ou ficha individual A4.
4. Dashboard em PDF: no Dashboard, botão "Exportar PDF" → na janela de impressão, escolha "Salvar como PDF".
5. Agenda no seu calendário: lupa → "Exportar .ics" leva os vencimentos pro Google/Outlook.

Sua conta, usuários e alertas

1. Gerenciar Usuários: adicione gestores da sua equipe (a quantidade depende do plano). O botão Alertas ON/OFF define quem recebe os avisos de prazo por e-mail.
2. Trocar de administrador: use 👑 Tornar admin — o admin anterior vira gestor automaticamente.
3. Novidades na Legislação: a equipe técnica da Gene acompanha as mudanças e envia por e-mail as que afetam a sua operação — você não precisa procurar nada. Se a mudança gerar uma obrigação nova, ela aparece sozinha na aba Requisitos, com prazo.
4. Ampliar meu plano: dentro de Meu Plano — mais colaboradores, mais acessos, sistemas de gestão ISO ou outra área (Meio Ambiente, Segurança, Saúde, ESG). Você vê o valor na hora e pede com um clique; a Gene confirma e libera.
5. Tema claro/escuro, troca de senha e Meu Plano também ficam ali.
6. Dúvida a qualquer momento? Clique no balão no canto da tela — o assistente IA responde na hora.

❓ Dúvidas frequentes